Leestijd: 10 minuten
Heb jij wel eens last van groeipijn? Groeipijn als ondernemer?
Ondernemers die ik help willen bijna altijd groeien met hun bedrijf. We kijken naar de huidige bottlenecks die groei in de weg staan, bedenken oplossingen daarvoor. Dan maken de plannen om te groeien, koppelen er een strategie aan vast en dan gaan ze. Als een vlieger die eerst onzeker heen en weer gaat maar dan de wind opeens onder de vleugels vangt.
Ook al zetten we in op groei, meestal komt ie toch op een onverwachts moment. Het gaat niet altijd helemaal zoals gepland. Zo heb ik zelf gehad dat ik 2 webinars gaf voor de branchevereniging voor coaches. Gewoon omdat ik vond dat er veel te weinig aandacht werd geschonken aan het ondernemerschap bij de branchevereniging. Dus had ik aangeboden om ze daar mee op weg te helpen. Dat vonden ze een goed idee. Er deden zo’n 300 coachende ondernemers mee. Dat aantal zat wel vaker in mijn eigen webinars dus er ging totaal geen lichtje branden dat ik me moest voorbereiden op grote toeloop. Bij mijn eigen webinars had ik meestal zo’n 5 à 10 afspraken met prospects, prima te doen. Maar vlak na deze webinars voor de NOBCO, waarin ik een business scan aanbood, liep het afsprakensysteem op mijn website bijna vast en had ik opeens 53 afspraken in mijn agenda staan verspreid over 3 maanden. Holy moly! Ik was super blij maar er doemden ook allerlei scenario’s in mijn hoofd op. Want hoe ging ik dat allemaal doen?
En dit zie ik vaker gebeuren. Het waakvlammetje ontsteekt opeens tot een enthousiast vuur. Het gebeurt als je opeens op de voorpagina staat van een belangrijk vaktijdschrift of als je als gast in een veelbeluisterde podcast je verhaal doet, een toffe samenwerking bent gestart waardoor mensen je opeens weten te vinden. Maar het gebeurt ook als je een goeie niche hebt gevonden met een aanbod waar die niche ontzettend hard op zit te wachten.
Opeens stromen die klanten toe. Soms lijkt het alsof er een knop is omgezet en het opeens vanzelf gaat. Ein-de-lijk. Dit is het moment waar je als ondernemer hard naar toe hebt gewerkt. Dat er vanzelf klanten naar je toe komen, is vaak een hele grote wens. Dat harde trekken om klanten binnen te halen, daar worden we meestal niet blij van.
En dan is het dus zo ver. De klanten komen in grote aantallen op je af. Soms veel meer dan je aankunt als bedrijf. Je gaat als een dolle aan de slag. Maar je merkt dat je het overzicht dreigt kwijt te raken, je bent superdruk. Eigenlijk veel te druk, je laat steekjes vallen waardoor je allerlei vragen krijgt van klanten. Of ze moeten ergens te lang op wachten.
Je hoofd draait overuren en zelfs als je eindelijk even op de bank zit na een lange dag ploppen er nog allerlei to-do’s in je hoofd op. Het lijkt wel een popcorn pan in de hoofd. Een popcorn pan zonder deksel. Je ligt ’s nachts te piekeren of je schiet wakker omdat je iets vergeten bent. Je weet dat je zaken snel moet gaan uitbesteden of delegeren maar je hebt nauwelijks de tijd om daarover na te denken. Je hebt het gevoel dat je niet efficiënt werkt en hetzelfde proces elke keer net iets anders doet. Omdat je chaotisch bent.
Dit heet dus groeipijn.
En hoe ga je daar het beste mee om?
1. Zeg nee tegen prospects die niet goed bij je passen. Besteed je tijd aan de juiste mensen. Doe bijvoorbeeld een voorselectie. Iedereen die met mij een afspraak maakt, ontvangt direct een aantal vragen in de mail. Ik vraag ze om deze snel te beantwoorden. Zo kan ik mij enerzijds alvast voorbereiden en anderzijds is het een eerste selectie. Als ik op voorhand al denk dat we niet goed bij elkaar passen of iemand heeft onvoldoende investeringsruimte, dan gaat de afspraak niet door. Dan besteed ik mijn waardevolle tijd beter aan andere mensen die ik wel goed kan en wil helpen.
Ook vind ik het respectvol naar de prospect. Ik geef ze zo geen valse hoop en reik ze trouwens meestal wel alternatieven aan of ik verwijs ze door. Dan heb ik ze toch een beetje verder geholpen. Of je nou als coach werkt of een andere dienst of product verkoopt. Dat maakt niet uit. Je kunt mensen altijd vragen stellen, voordat je met ze in gesprek gaat om elkaars tijd zo goed mogelijk te benutten.
Je verdient nu meer dus dan is er ook meer ruimte om te investeren. Bijvoorbeeld in extra handjes of andere zaken die het jou makkelijker maken. Of investeer in iets wat jouw kwaliteit waarborgt of verbetert.
2. Zet processen op papier zetten en standaardiseer. Bijvoorbeeld je offerteproces. Een offerte bevat wat mij betreft altijd een persoonlijk deel, dat voor iedere prospect weer anders is maar het overgrote deel is standaard voor iedereen hetzelfde. Ik ken ook ondernemers en account managers die verschillende tekstblokken hebben en daaruit kiezen. Pas dan wel op dat het goed bij elkaar past.
Een ander proces dat je kunt standaardiseren is het proces met de klant zelf. Welke stappen ga je allemaal door met deze klant van prospect tot het eind? Zorg dat je overzicht hierover hebt en helder hebt wie in welk deel van het proces zit. Dit proces noem je trouwens de Customer Journey. Dat is de reis die de klant door jouw organisatie maakt, het proces dat ie doorgaat. Hoe vindt ie – voordat ie klant wordt – de informatie die hij zoekt, hoe vindt ie jou, hoe neemt ie contact op, hoe verloopt het proces vervolgens na de offerte als het opdracht wordt, hoe wordt ie op de hoogte gehouden, wat hoort en ziet ie zoal van het bedrijf enzovoorts. Ik heb voor de Customer Journey een handig overzicht dat al mijn klanten gebruiken.
3. Denk ook aan het automatiseren van bepaalde processen in je bedrijf met behulp van systemen. Een veelgebruikte automatisering is het marketingproces. Je kunt bijvoorbeeld het maken van afspraken in je agenda automatiseren door een plug-in op je website te laten installeren. Vervolgens kun je iedereen die een afspraak maakt automatisch een bevestiging laten sturen vanuit het systeem, met de vragenlijst. Je kunt automatisch reminders laten sturen en ze automatisch opnemen in je CRM-systeem of e-mailmarketing systeem zodat ze op je mailinglijst komen. Je kunt het hele proces van mailen, bijhouden in welke fase ze zitten, bestellen, betalen en factureren allemaal heel goed automatiseren. Je stelt dit 1 keer in en vervolgens hoef je er niet meer naar om te kijken. Echt super en scheelt enorm veel tijd.
4. Ik noemde hem net al even. Een CRM-systeem. De afkorting CRM staat voor Customer Relationship Management, ofwel de manier waarop een bedrijf de relatie en interactie met (potentiële) klanten beheert. Een CRM-systeem is een systeem en instrument om voeling te houden met klanten, om processen te stroomlijnen en meer winst te genereren. Want in veel systemen kun je ook financiële informatie halen. Het is belangrijk om alle klantinformatie op één plek te hebben en bij te kunnen houden wie, wat, waar, hoeveel, wanneer, hoe.
Zeker als je snel groeit, is dit belangrijk om overzicht te hebben. Je haalt er ook veel waardevolle inzichten uit over je klanten. Je kunt er interessante analyses mee doen waar je jouw bedrijf vervolgens weer op kunt sturen. Wel belangrijk om nog even te noemen in dit kader is dat wat je erin stopt, krijg je eruit. Zo’n systeem vult zich niet vanzelf. Veel ondernemers en verkopers hebben er een hekel aan om allerlei data in zo’n systeem te zetten. Toch levert dit rotklusje super waardevolle informatie en zorgt ervoor dat je altijd weet wat de status is bij een klant. Dit komt je kwaliteit natuurlijk ten goede.
5. Als je zo hard groeit, dan voel je de druk om het allemaal voor elkaar te krijgen, klanten tevreden te houden en alles goed te regelen intern. De meeste ondernemers maken dan lange dagen. Het is superbelangrijk om goed voor jezelf te blijven zorgen, want anders kun je ten onder gaan aan je eigen succes. Dat is natuurlijk zeker niet de bedoeling.
Zorg voor pauzes zonder afleiding of gun jezelf de tijd om even naar buiten te gaan of te sporten. Dat kost tijd maar levert weer headspace op waardoor je makkelijker ziet wat er belangrijk is en wat niet. Ook vind je creatievere oplossingen als je af en toe even afstand neem. Zelf neem ik zeker 2 chill momenten van een kwartier waarin ik even helemaal ontspan. Als het even kan, wandel ik een half uurtje en dan kan ik weer helemaal opgeladen aan de slag.
6. Een inkopper als je hard groeit maar denk goed na of wat je kunt uitbesteden of aan anderen kunt delegeren. Denk daarbij vooral aan de zaken die je veel energie of tijd kosten en die niet per se door jou gedaan moeten worden. Misschien soms zelfs beter door een ander gedaan kunnen worden. Zoals bijvoorbeeld je administratie en belastingaangifte. Ik loop hierop leeg dus zelf besteed ik dit helemaal uit. Ik stuur alleen nog mijn facturen door. Andere mensen zijn hier veel beter in dan ik. Dit geeft veel meer rust.
Er zijn allerlei mogelijkheden om zaken uit te besteden: bijv. aan een Virtual Assistent die allerlei klusjes voor je doet. Ik heb er meerdere die mij helpen bijvoorbeeld met technische dingen zoals het adverteren op social media. Ik heb ook een Google Ads en SEO-specialist. Mijn webbouwer helpt me met aanpassingen op de website. Ik kies ervoor om zelf geen personeel in dienst te nemen maar te werken met andere zzp’ers of bureaus. Als je wel een eigen team van mensen om je heen hebt verzameld, is het belangrijk om meer aan ze te delegeren. Misschien wel meer mensen aan te nemen. Bij grote groei verandert er van alles in je bedrijf. Zorg dat iedereen aangesloten blijven op de strategie en belangrijke beslissingen en precies weten wat ze moeten doen en waarom.
7. Nog een laatste, misschien minder voor de hand liggende: als je vraag langere tijd groter is dan het aanbod, dan kun je het op een gegeven moment niet meer bijbenen. Denk er dan bijvoorbeeld aan dat je selectiever wordt bij het binnenhalen van klanten of je kunt ook denken aan een prijsverhoging om de drempel hoger te maken. Daar gaat een van mijn andere blogs over. Over prijsverhoging. Dan kun je met minder klanten meer omzet maken. En als je dan aan de achterkant alles goed organiseert, hou je ook meer winst onder aan de streep over.
Nou, ik heb je zo wat suggesties willen geven hoe je het beste met groeipijn om kunt gaan. Er zijn er vast meer maar deze schoten mij zo te binnen en zie ik het meeste bij de ondernemers die ik begeleid.
Het beste is natuurlijk om groeipijn voor te zijn. Preventief alvast je zaakjes goed voor elkaar hebben. Voor uit te denken met allerlei ‘wat als’ scenario’s. Dan kun je veel sneller schakelen op het moment dat het druk wordt.
Even sparren over groeipijn?
Heb jij last van groeipijnen en zou je wel eens willen sparren over de beste weg voor jou? Ik help je er graag verder mee. Ik reik je alles aan wat je nodig hebt om op een fijne en winstgevende manier te groeien met je onderneming en als ondernemer. Ben je benieuwd hoe ik je verder kan helpen? Vraag dan even gesprek aan. Kijk in mijn agenda voor een afspraak op www.lisettebrattinga.coach/belafspraak
